Excel za početnike III

U prethodnim lekcijama Excel za početnike, naučili ste kako da organizujete radnu svesku, kako da formatirate podatke, kako se radi sa kolonama i vrstama, kako da izračunate tražene vrednosti pomoću formula kao i kako se pomoću funkcija dolazi do različitih odgovora. U nastavku je opisan osnovni nivo manipulacije sa podacima, što podrazumeva sortiranje i filtriranje podataka, grafičko predstavljanje podataka i štampanje dokumenata.
Ukoliko niste uradili poslednji zadatak iz oblasti Excel za početnike II to znači da niste obezbedili datoteku za rad u ovoj lekciji, pa je možete preuzeti ovde.

Još jedan problem kod velikih tabela je pomeranje zaglavlja tabele priliom skrolovanja, jer tada ne znate na šta se koji podatak odnosi. Npr. kada ne vidite zaglavlje, ne znate da li je to količina ili cena, ili pak da li je to cena sa ili bez PDV-a, i td. Rešenje ovog problema je u “zamrzavanju” zaglavlja tabele, tako da kada se krećete kroz tabelu, pomeraju se samo podaci dok je zaglavlje uvek vidno na ekranu.  Ovo će te da uradite tako što selektujete vrstu ispod zaglavlja i na tabu View primenite komandu Freeze Panes. Odmrzavanje se radi na istom tabu komandom Unfreeze Panes.

Sortiranje i filtriranje podataka

Veoma važna lekcija, posebno kada se radi sa velikom količinom podataka. Podaci u tabeli mogu da budu poređani po bilo kom redosledu, a da vama trebaju po sasvim drugačijem kriterijumu. Ponekad će da se desi da vam čak  i ne trebaju svi podaci iz tabele. Za ovakve manipulacije se koristi sortiranje i filtriranje podataka.  Na ovom nivou učenja, obradićemo samo najjednostavnije radnje na ovu temu. Napredne tehnike, kao što sortiranje podataka u više nivoa ili Advanced Filter, su obrađena na linku sortiranje i filtriranje.

Zadatak 1. Sortirajte podatke iz datoteke gore po grupi u opadajućem redosledu. Kada uradite ovo, a da bi uvežbali, uradite novo sortiranje prema MP ceni u opadajužem redosledu. Uradite i ispravku rednih brojeva.

Kod sortiranje, postupak je sledeći. Klik na bilo koju ćeliju u tabeli, pa onda na tabu Data komanda Sort. Vrlo bitno je, da proverite da li je program ispravno selektovao tabelu jer ako nije, to treba da uradite samostalno. Ukoliko se na kombo boksu Sort by ne vidi zaglavlje kolone po kojoj se sortiraju podaci, treba da čekirate opciju My data has headers. Order služi da izaberete rastući ili opadajući redosled sortiranja.

Zadatak 2. U istoj datoteci omogućite automatsko filtriranje podataka i podesite da se prikazuju samo garnišne i to one čija je osnovna cena veća od 10€.

Da bi obezbedili filtriranje, potrebno je da selektujete zaglavlje i da na tabu  Data kliknete na Filter. Sada kliknete na kombo boks u ćeliji “Grupa” i izaberete samo “Garnišna”. Nakon ovoga videćete samo proizvode koji se odnose na ovu grupu. Dalje, na polje “Cena” treba da izaberete Number Filters, pa onda logički operator veće od, i na kraju unesete broj 10 (uslov iz zadatka).  Na ovaj način izdvajate samo one  podatke koji zadovoljavaju zadate kriterijume. Ostali podaci se ne brišu već skrivaju. Vraćate ih na isti kombo boks, tako što čekirate Select All.

Grafikoni u Excelu

Najlakši način da napravite grafikon ja da prvo selektujete tabelu sa zaglavljem (gornjim i levim) a zatim na tabu Insert izaberete tip grafikona. Tipovi grafikona su: stubići (Column), linijski (Line), pita (Pie), trakasti (Bar), površinski (Area) i XY (Scatter). Na ovaj način odmah dobijate gotov grafikon sa obeleženim osama i labelama. Dalji postupak se svodi na dizajniranje grafikona. Postoje dve oblasti i to oblast za iscrtavanje (Plot Area) i oblast grafikona (Chart Area). Dovoljan je desni klik na deo koji želite da dizajnirate i iz kontekst menija birate Format (Data Series, Axis, Plot Area, Gridlines, …)  Detaljnije možete pročitati na linku Grafikoni u Excelu.

Zadatak 3. Napravite tabelu i grafikon kao na slici dole. Da bi dokazali da su tabela i grafikon u interakciji, promenite neku vrednost u tabeli i ispratite da li je došlo do promena na grafikonu.

Štampanje dokumenata

Na kraju, kada završite dokument, isti treba da odštampate. Međutim pre toga treba da pogledate kako će dokument da izgleda na papiru popmoću komande Print Preview koja se nalazi u podmeniju Print klikom na ofis dugme. Pošto se ova komanda često koristi, poželjno je da se “izvuče” kao prečica na brzoj alatnoj traci. To će te da uradite tako što otvorite Excel Option, pa na Customize izaberete Print Preview, kliknete na Add i potvrdite sa OK. Drugi način je da koristite prečicu sa tastature Ctrl+F2.

Kada uđete u mod “pregled pre štampanja” videćete kako će dokument izgledati ako ga odmah odštampate. Obavezno pogledajte i statusnu liniju, jer na njoj piše na koliko strana će se štampati dokument. Iz ovog moda se izlaz pomoću dugmeta Close Print Preview. Takođe, kada se vratite u normalan režim rada, videćete isprekidanu liniju koja označava krajeve stranica. Stranica se inače podešava na tabu Page Layout.

U slučaju da se na nekoj strani pojavi samo jedna ili dve kolone (“siročići”) kao na slici dole, treba da pokušate da ih “upakujete” u širinu jedne strane. To možete da uradite tako što će te da smanjite širinu nekih kolona, ili da smanjite margine, ili font, naravno u prihvatljivom obliku a ne po svaku cenu. Sve ovo važi i za vrste.

Dalje, poželjno je da se na svakoj strani štampa i zaglavlje tabele, što nije podešeno po difoltu. Takođe je poželjna i numeracija strana i eventualno nešto u zaglavlju ili podnožju samog izveštaja. Međutim ovo prelazi ovaj nivo učenja, pa ako vas interesuje štampanje složenih izveštaja, pogledajte link http://poslovnainformatika.rs/excel-pripreme/izvestaji-u-excelu/.

Kada ste završili pripremu, štampanje možete da obavite pomoću prečice Ctrl+P. Savetujem vam da se naviknete na ovu prčicu jer je aktuelna u većini aplikacija (i na internetu) i pokreće dijalog prozor za štampanje kao na slici dole. Ono što treba da uradite je da izaberete štampač, da odredite da li štampate sve strane ili samo neke iz opsega od-do i broj kopija.

Pored osnovnih radnji, u delu Print what možete da izaberete da štampate samo selektovane ćelije ili pak ceo dokument sa svim radnim listovima. Još jedna pogodnost je ček-polje Collate. Ovo može da vam pomogne u razvrstavanju papira kod štampanja dokumenta sa više strana u više primeraka. Ako čekirate Collate, štampaće se redom strane od prve do poslednje za jedan primerak, pa ponovo za drugi i tako dok se ne odštampa zadati broj kopija. U suprotnom, štampa s prva strana više puta, pa druga strana više puta, …Ukoliko se odlučite za drugu varijantu, moraćete sami da razvrstavate primerke, pa tek onda da ih heftate.