Izveštaji u Accessu
Iako je u tabelama i u upitima moguće sortiranje i prikazivanje podataka na više načina, izveštaji u Accessu daju daleko pregledniju sliku, kako za ekranski prikaz, tako i za štampanje. Ovde možete da formatirate zaglavlje sa memorandumom, da ubacite logo, da grupišete podatke, da koristite međuzbirove, sume, statistiku, odnosno možete da kreirate profesionalne izveštaje.
Izveštaj može da „vuče“ podatke iz tabele ili upita. Da bih vam ovo pokazao, uradićemo nekoliko zadataka. Koristićemo bazu Reportmag koja ima i tabele i upite. To je u stvari baza Querymag iz prethodnih lekcija, s tim što su urađeni svi traženi upiti.
Izrada izvešta pomoću čarobnjaka. Grupisanje i sortiranje podataka.
Izveštaje možete da kreirate pomoću čarobnjaka ili u dizajn modu. Lakše je da se napravi izveštaj pomoću čarobnjaka, a da se dodatno dizajnira u dizajn modu.
Zadatak. Napravite maloprodajni cenovnik robe tako da roba bude grupisana po indexu (po dobavljaču). U okviru svake grupe sortirajte podatke u rastućem redosledu. Izveštaj snimite kao Cenovnik.
Na tabu Create biramo Report Wizard. U prvom koraku birate tabelu Roba,čime dobijate raspoloživa polja. Pomoću strelice, na desnu stranu prebacujete polja koja želite da se vide u izveštaju. Pošto pravimo maloprodajni cenovnik, nisu vam potrebna polja za nabavnu cenu i rabat. U sledećem koraku program nudi grupisanje podataka. Ovde treba da izaberete Index i kliknete na strelicu desno jer se to traži u zadatku (slika dole).
U narednom koraku čarobnjaka se vrši sortiranje podataka. Tu je i dugme Summary Options ali o njemu ću nešto kasnije. Dalje, čarobnjak je intuitivan. Birate Layout strane i orjentaciju papira. Obavezno čekirajte polje koje vam omogućava da program upakuje sva polja na širinu jedne strane (kasnije možete i ručno, ali za početak neka ostane ovako). Na kraju izaberite stil i naziv izveštaja Cenovnik.
Kada pokrenete izveštaj, videćete da su podaci grupisani. Najčešće se desi da program netačno odredi širine pojedinih kolona, tako da se neki podaci ne vide. To treba ispraviti.
Iako je dizajniranje izveštaja tema za sledeći dvočas, morate sada da uđete u dizajn mod i da prepravite širine kolona (desni klik na izveštaj, pa Design View). Takođe, iskoristite priliku i na Page Setup podesite veličinu papira na A4. Proveite izmene pomoću Print Preview.
Izveštaj koji ste napravili sadrži svu robu iz baze i ima tridesetak strana, što nije poželjno jer veliki izveštaji nisu praktični za rad. Rešenje ovog problema je u zadatku koji sledi. Ukoliko nešto niste razumeli, pogledajte video u nastavku.
VIDEO TUTORIJAL – IZVEŠTAJI U ACCESSU – I DEO
Zadatak. Napravite cenovnik koji neće prikazivati svu robu, već samo robu iz grupe (index – dobavljač) koju vi unesete. Snimite izveštaj kao Cenovnik po indeksu.
Da bi rešili ovaj zadatak, neophodno je da prvo napravite upit koji zadovoljava traženi kriterijum, pa tek onda da napravite izveštaj na osnovu tog upita. Upit je jednostavan. Iz tabele Roba izvucite sva polja kao u prethodnom zadatku. Ubacite parametar u polje Index [Unesite dobavljača]. Snimite sada upit kao Cenovnik po indeksu.
Kada imate upit, treba da napravite izveštaj na osnovu tog upita. Postupak je isti kao u prethodnom izveštaju, s tim da u prvom koraku čarobnjaka ne birate tabelu nego upit Cenovnik po indeksu. Izveštaj može da se nazove isto kao i upit, pa ga tako i snimite.
Pokrenite sada izveštaj Cenovnik po indeksu. Po automatizmu, izveštaj pokreće isti upit, a ovaj od vas traži da unesete dobavljača. Unesite npr. Dobavljač 10 i dobićete cenovnik na dve strane, i to samo za proizvode ovog dobavljača. To se inače i tražilo u zadatku.
Zadatak. Napravite izveštaj na bazi upita Dnevna prodaja XX. Izveštaj treba da sadrži detalje o prodatim stavkama, kao i ukupan iznos prometa za dan koji unesete.
Da vas podsetim. Ovaj upit od vas traži dva parametra, šifru magacina i datum prodaje, i iz tabela izvlači šta je sve prodato tog dana (koji ste uneli) u magacinu koji ste uneli. Postupak je isti kao u prethodnim izveštajima, s tim što će mo se sada zadržati na strani čarobnjaka koja je predviđena za sortiranje podataka, odnosno na dugme Summary Options…
Ovo dugme omogućava primenu statističkih funkcija na polja čiji je tip podatka broj ili valuta. U našem slučaju treba čekirati sumu za polje Iznos. Kada koristite ove funkcije, vodite računa o logici stvari. Npr. ovde nema smisla sabirati cene. Dalje, ako na Show izaberete opciju Summary Only nećete videti stavke prodaje već samo ukupan iznos prometa.
Kada završite ovaj izveštaj, snimite ga kao Dnevna prodaja XX, i testirajte ga sa sledećim parametrima: šifra magacina – 3 a datum – 6/6/12. Rešenje je kao na slici dole. Totali na izveštaju su za sada ispisani „sitnim“ slovima, što će mo ispraviti na narednom dvočasu kada se bavimo dodatnim dizajniranjem izveštaja.
Napomena. Tačnost izveštaja koje ste napravili, možete proveriti koriščenjem odgovarajućih komandnih dugmadi u bazi Magacinsko poslovanje sa početka ovog kursa.
Dizajniranje izveštaja
Izveštaju u Accessu mogu biti profesionalniji ako se potrudite oko njihovog dizajna. Da bi mogli da dodatno dizajnirate izveštaje, morate da se upoznate sa nekim dodatnim kontrolama odnosno alatima. Svi alati imaju svojstva, tako da vi u stvari „programirate“ objekte na taj način što im podešavate svojstva.
Za dalji rad, koristićete izveštaje koje ste napravili na prethodnom dvočasu. Evo i zadatka.
Zadatak. Pokrenite izveštaj Cenovnik, i snimite ga kao Cenovnik sređen. U novom izveštaju promenite naslov. Istaknite zaglavlje grupisanja podataka. Zaglavlje tabele ispravite tako da ne piše Sifrarobe već Šifra robe. Povećajte veličinu fonta svuda gde mislite da je to potrebno. Na kraju,zbog preglednosti, podvucite sve stavke u izveštaju. Izveštaj treba da se štampa na A4 papiru.
Na sledećoj slici se vidi razlika novog i starog izveštaja. Očigledno je da je nov izveštaj pregledniji.
U dizajn mod ulazite preko desnog klika na izveštaj, izborom komande Design View. Videćete da je izveštaj podeljen na delove (sekcije). Prvi deo je Report Header i odnosi se na zaglavlje izveštaja. To znači da se vidi samo na prvoj strani izveštaja. Drugi deo je Page Header i javlja se na svakoj strani izveštaja. Dalje, što se tiče zaglavlja, ono može da se javi još jednom ali samo ako ste grupisali podatke. U našem slučaju roba je grupisana prema indeksu (dobavljaču). Iza ovoga je sekcija Detail u kojoj se prikazuju podaci povučeni iz tabela. Na kraju je zaglavlje strane i zaglavlje izveštaja odnosno Page Footer i Report Footer.
Da bi bilo šta napisali na zaglavlju izveštaja, treba da koristite Label (kontrola uokvirena na slici gore desno). Za razliku od Text box-a koji „vuče“ podatke od nekud, labela je nezavisna kontrola. Na starom izveštaju, u zaglavlju je pisalo samo Cenovnik. Ovaj tekst možete da prepravite, a za tekst „Važi od 01.01.21012.“ treba da ubacite novu labelu. Jednostavno je. Kliknete na alat, pa zatim na izveštaj i počinjte da kucate. Kada otkucate tekst, labela se ponaša kao bilo koji objekat u vordu. To znači da slobodno možete da menjate boju ili veličinu fonta, boju pozadine, ravnanje teksta, dimenzije i td.
Pomenuto formatiranje važi i za tekst-boks. Jednostavne alate možete da koristite sa ribon traka, dok su sva ostala podešavanja smeštena u dijalog prozoru Property Sheet do koga dolazite desnim klikom na tekst-boks, izborom opcije Properties (ovo važi za sve objekte). Za tekst-boks je još bitno da znate da vuče podatke iz tabela, što možete da proverite preko svojstva Control Source na tabu Data.
Boju pozadine bilo koje sekcije možete da promenite desnim klikom i izborom opcije Fill/Back Color. Nemojte da preterujete sa šaranjem, deluje neprofesionalno.
Sekcija Detail je možda i najbitnija. To su u stvari podaci izveštaja. Font treba da bude jasan za čitanje i sa prilagođenom veličinom. Prored između stavki takođe treba da bude „pristojnih“ dimenzija, što određujemo visinom sekcije Detail. Ono, na šta treba da obratite pažnju, je upravo pomenuta visina. Ona se javlja onoliko puta, koliko je i stavki za prikazivanje. To znači da, ako imate 300 stavki za prikazivanje i ako ste visinu podesili da bude 1cm po stavki a mogli ste 0,7cm na primer, onda će vam izveštaj biti duži za 90cm tj. 3 do 4 strane A4 kada se uključe i zaglavlja.
Takođe, zbog preglednosti, ja sam pristalica da sve stavke budu podvučene linijom. To će te uraditi pomoću alatke Line (kontrola uokvirena na slici gore). Koristi se isto kao i u drugim programima.
Zadatak. Prepravite upit Dnevna prodaja XX (ima dva parametra – šifra magacina i datum) tako da pikazuje promet u svim magacinima za zadati datum koji unosimo kao parametar. Umesto šifre magacina, neka se prikazuje naziv magacina. Upit snimite kao Dnevna prodaja X. Na osnovu ovog upita napravite izveštaj Dnevna prodaja X koji će sadržati stavke prodaje grupisane po nazivu magacina, ukupan promet po magacinu, kao i procenat učešća svakog magacina u ukupnom prometu. Izveštaj dizajnirajte da bude kao na slici dole (test-datum je 7/7/12).
U odnosu na prethodni zadatak, novine su: ubačena slika i kontrola tekst-boks u zaglavlju izveštaja i korišćenje statistike u okviru svake grupe.
Sliku ubacujete preko kontrole Image (može i Logo ako imate logo adekvatnih dimenzija). Za glavni naslov „Dnevna prodaja robe na dan:“ koristite Label, dok za datum (u našem slučaju 7/7/12 a inače može bilo koji) koristite kontrolu Text box. Kada ubacite tekst boks potrebno je da podesite svojstvo Control Source (desni klik na tekst boks, pa Properties/Data) kako bi on prikazivao unet datum. Inače, uz tekst boks dolazi i labela koju možete da obrišete. Sve ovo treba da uradite, jer ako datum stavite u sekciju Detail, on će se nepotrebno pojavljivati uz svaku stavku.
Statistiku u izveštaj dodajete u okviru prozora Summary Options izborom opcije Detail and Summary i čekiranjem polja Calculate percent of total for sums.
VIDEO TUTORIJAL – IZVEŠTAJI U ACCESSU – II DEO
Izveštaji za štampanje nalepnica
Verovatno ste u manjim prodavnicama viđali etikete za cene pisane rukom. Izveštaji u Accessu vam omogućavaju da automatizujete ovaj proces, i da do štampanih nalepnica za cene dođete vrlo brzo.
Za izveštaj koji sledi, možemo da koristimo tabelu Roba, ali retko kada se u praksi menjaju sve cene odjednom (jedino kada evro naglo skače), pa će mo etikete da napravimo samo za određenu grupu robe. Koristićemo upit Cenovnik po indeksu.
Zadatak. Na osnovu upita Cenovnik po indeksu napravite izveštaj Etikete. Izveštaj treba da podesite tako da omogući štampanje osam do deset etiketa za cene po jednoj strani A4. To znači da, kada odštampate izveštaj, etikete mogu da se poseču i stave na raf. Na svakoj etiketi treba da stoje osnovni podaci o robi s tim što cena treba da bude vidno istaknuta. Takođe, na etiketi treba da bude i logo sa nazivom firme. Potrudite se oko dizajna.
Da bi upakovali deset etiketa po jednoj strani, morate da iste stavite u dve kolone. Da bi to postigli, u koraku čarobnjaka Layout, treba da izaberete prikaz podataka po koloni (Columnar) a ne tabelarno (Tabular) kao do sada. Drugo važno podešavanje je Page Setup. Na tabu Columns treba da upišete da želite prikaz podataka u dve kolone, da podesite rastojanje između kolona, kao i da podesite širinu i visinu etikete.
Da bi iskoristili sav prostor na papiru, a pošto se etikete seku, u dizajn modu izveštaja obrišite Report Header i Page Footer i taj prostor svedite na nulu. Da bi uokvirili etiketu, koristite kontrolu Rectangle koju možete da podesite da bude providna ili pak obojena. Ako je obojena, treba da je stavite iza tekst bokseva (desni klik na pravougaonik, pa Position/Send to Back). Kada završite, obavezno proverite pomoću Print Preview. Ja sam uspeo da ubacim osam etiketa po strani.
Ovaj model izveštaja možete da koristite i za cirkularna pisma tj. za štampanje koverata. Npr. ako treba da pošaljete pozivnice za sajam svim kupcima, koverte možete da odštampate pomoću ovakvog izveštaja uz korišćenje tabele Kupci.
