Excel za početnike

Ako ste na ovoj strani, to znači da želite da naučite Excel od samog početka, ili ste učenik I razreda, pa vam je ovo redovna nastava. Svakako, na dobrom ste putu. Dobro poznavanje Excelu vam pomaže u donošenju poslovnih odluka i deo je svakodnevnih poslova u kancelariji, bez obzira da li ste menadžer, knjigovođa, službenik u osiguranju ili poslovni administrator.

Excel je program iz paketa Microsoft Office. Namenjen je prvenstveno tabelarnim proračunima što podrazumeva korišćenje formula, funkcija, grafikona i baza. Možete da radite i sa malim tabelama, ali prava pomoć i snaga Excela se vide u velikim tabelama.

Organizacija radne sveske

Kada otvorite radnu svesku (Workbook), pred vama je ogromna tabela koja sadrži 16.384 kolona i 1.048.576 vrsta (Excel 2007). Kako bi se snašli u ovoj “šumi” ćelija, iste se adresiraju tako što se koriste slova iz oznaka za kolone i brojevi iz oznaka za vrste. Na primer, ćelija sa adresom C3 predstavlja presek kolone C i vrste 3. Ako slučajno “zalutate” u ovakvoj tabeli, na početak (A1) se vraćate kombinacijom tastera Ctrl+Home (ovo kažem jer dobar deo učenika na času, kada krenemo sa Excelom, pokušava da dođe do poslednje ćelije, pa im ja kažem da to ipak probaju kući).

Praktično, ceo radni prostor je u stvari tabela. Ta tabela predstavlja radni list (Worksheet) u okviru radne sveske. Sama organizacija radne sveske je zamišljena kao registrator, a to znači da možete da dodajete nove listove, da im menjate redosled, izbacite tj. brišete ili pak kopirate. Upravo zbog toga je Excel i zgodan. Možete da napravite nedeljni planer sa sedam radnih listova za svaki dan, ili pak godišnji pregled troškova sa dvanaest radnih listova za svaki mesec, ili cenovnike, lager liste,… Mogućnosti su neograničene.

Prelazak sa jednog radni list na drugi se vrši tako što mišem kliknete na tab (jezičak) željenog radnog lista, ili pomoću tastature kombinacijom tastera Ctrl + PgUp ili PgDn. Sve komande za rad sa radnim listovima se nalaze u pomoćnom meniju koji dobijate kada primenite desni klik na jezičak radnog lista (donji levi ugao prozora). Raspoložive su sledeće komande: umetanje novog radnog lista (Insert …), brisanje tekućeg radnog lista (Delete), promena imena (Rename), premeštanje radnog lista ili pravljenje identične kopije radnog lista (Move or Copy …), promena boje taba (Tab Color).

Unos podataka

Unos podataka je veoma jednostavn. Kliknete na ćeliju u koju želite da nešto upišete, i ona sada postaje aktivna ćelija. Otkucate željeni sadržaj i potvrdite enterom. Pošto Excel razlikuje tipove podataka, po difoltu, tekst će biti poravnat levo a brojevi desno. Dodatno formatiranje je moguće, ali o tome će mo kasnije. Za sada samo primer da ako u ćeliju otkucate npr. 01 program će “shvatiti” da je to broj i da će vam, kada potvrdite unos enterom, obrisati vodeću nulu jer nema smisla.

Evo i još nekoliko specifičnih situacija:

• Ako u neku ćeliju unesete sadržaj koji prelazi širinu ćelije, taj sadržaj će biti vidljiv u susednoj ćeliji ali samo ako je susedna ćelija prazna. Ukoliko je susedna ćelija popunjena, sadržaj se neće videti, ali isto tako neće biti ni obrisan. Postaje vidljiv kada povećate širinu kolone. Na slici dole, u ćeliji B2 i B4 je otkucan isti tekst, ali se u četvrtoj vrsti ne vidi jer je popunjena ćelija C4. Međutim, sadržaj ćelije B4 nije izbrisan, što se vidi na liniji za formule. Da bi povećali širinu kolone B, dovedite pokazivač miša između slova B i C, kliknite, i ne puštajući levi taster miša, povucite u desno.
• Ako se pozicionirate na neku ćeliju koja je već popunjena, i počnete da kucate, stari sadržaj se automatski briše. Ovo ponekad nije dobro, jer u pojedinim slučajevima, u ćeliji mogu da budu i nekoliko rečenica, a da vi treba da ispravite samo jedno slovo. U ovom slučaju je potrebno da u ćeliju “ubacite” kursor i važiće ista pravila kao kada kucate u Wordu (Backspace briše karaktere ulevo, a Delete briše karaktere udesno). Kursor se u ćeliju ubacuje duplim klikom miša ili pomoću funkcijskog tastera F2. Pored ovoga, sadržaj ćelije možete da menjate i na liniji za formule jer se na njoj takođe vidi sadržaj aktivne ćelije ukoliko u ćeliju nije uneta neka formula ili funkcija. Ukoliko želite da odustanete od editovanja sadržaja u nekoj želiji, pritisnite taster Esc.

Selektovanje ćelija

U Excelu je kao i u Wordu. Prvo se selektuje određena oblast, a potom zadaje komanda za formatiranje. Zbog toga je važno da znate da selektujete samo potrebne ćelije.

Grupu ćelija je najlakše selektovati mišem. Levim tasterom miša kliknete na sredinu početne ćelije, i ne puštajući levi taster, izaberete željenu oblast. Cela kolona se se selektuje ako kliknete na adresu kolone (slovo A, B, …). Isto važi i za vrste (1, 2, …). Možete selektovati više kolona ili vrsta istovremeno, prevlačenjem miša preko željenih adresa ili u kombinaciji sa tasterom Ctrl. Selektovanje možete izvršiti i pomoću tastature tako što držite Shift i kursorske strelice.

Na slici gore, selektovana je prvo oblast B6:D11, pa je pritisnut taster Ctrl (ne otpušta se dok se ne obavi selekcija), pa oblast F3:G11 i cela kolona I. Na kraju je zadata komanda za postavljanje mreže (All Borders).

Spajanje više ćelija u jednu se obavlja tako što selektujemo željene ćelije i primenimo komandu Marge. Ovo je inače potrebno za izradu i formatiranje složenih tabela.

ZADATAK 1.

Napravite tabelu kao na slici dole. Zaglavlje neka bude žute boje, sa podebljanim slovima. Linije ćelija (Borders)  treba da budu crne boje i da pokrivaju oblast od A1 do G11. Radni list na kome radite preimenujte tako da se zove Formatiranje, a jezičak treba da bude žute boje. Ostale radne listove obrišite.

Alati za formatiranje su prikazani na slici gore. U oviru komandi označenih brojem 1 su naziv i veličina fonta, kao i postepeno povećavanje (Increase) i smanjenje (Decrease) fonta. Komande označene brojem 2 omogućavaju da se font podeblja (Bold), iskosi (Italic) ili podvuče (Underline). Desno je dalje podešavanje vidljivosti linija (Borders), senčenje ćelija (Fill Color) i boja fonta (Font Color). Broj 3 se odnosi na komande za ravnanje sadržaja u ćelijama i to po vertikali i horizontali. Kombinacijom istih (centar/centar) podešavate da sadržaj ćelije bude u samom centru tj. u preseku dijagonala ćelije. Komanda 4 je Wrap Text i služi za prelom teksta u ćeliji, ukoliko isti ne može da se smesti u jednom redu po širini ćelije. Na kraju, komanda pod brojem 5 je Merge & Center i ona se koristi za spajanje ćelija kod složenih tabela tj. zaglavlja.

Kada krenete sa unosom podataka, tu su i prvi problemi. U Excelu su unapred ugrađena neka opšta podešavanja (General), tako da se program u skladu sa tim i ponaša, sve dok mi, kao korisnici ne izvršimo neke promene.

Rešenje ovih problema je u pravilnom izboru tipova podatka.

Tipovi podataka

Tipovi podataka predstavljaju “posebnu nauku” ali za “naše” potrebe treba naglasiti nekoliko bitnih: Text, Number, Date, Time, Currency, Percentage. Biraju se tako što desnim tasterom miša kliknemo na izabranu ćeliju ili oblast, pa iz kontekst menija izaberemo Format Cells…Dobija se dijalog prozor, koji nam, na tabu Number nudi pomenute tipove podataka.

U našem slučaju, bar kod ima 13 cifara, tako da ga Excel prihvata kao veliki broj i automatski konvertuje u eksponencijalni oblik (I problem). Znak za deljenje se koristi u formulama, ali samo onda ako sadržaj ćelije počinje znakom jednakosti što će te videti kasnije. U suprotnom, ovaj znak je separator za datum, pa Excel automatski konvertuje 12/1 u 12.jan (II problem). III problem se odnosi na cene. Potrebno je da se cene prikazuju sa dve decimale, a sve zbog preglednosti.

Prva dva roblema će te rešiti tako što će te selektovati oblasti u tabeli za bar kod i pakovanje, zatim ide desni klik na selekciju, pa Format Cells…, gde na tabu Number birate tekstualni tip podataka Text. Treći problem se takođe rešava u istom dijalog prozoru i na istom tabu, izborom tipa Number gde podešavate da se brojevi prikazuju sa dve decimale i sa odvajanjem hiljadarki.

I i II problem se često sreće u praksi. Podaci tipa JMBG, BARCODE, PIB, ŠIFRA i slično se uvek sastoje od cifara, a ja vam toplo preporučujem da uvek izaberete tekstualni tip podatka za ova polja. Jednostavno, ako se podatak ne koristi u formulama, logično je da bude tekst.

Inače, na dijalog prozoru Format Cells je sve što vam je potrebno za formatiranje tabela. Pored tipova podataka (Number), tu je i ravnanje sadržaja ćelija (Alignment), podešavanje fonta (Font), postavljanje linija (Border), senčenje ćelija (Fill), kao i zaštita radnog lista (Protection) koja se ne radi u okviru teme Excel za početnike.

Rad sa kolonama i vrstama

Često se dešava situacija da morate da menjate već napravljenu tabelu. Recimo, napravili ste neki izveštaj na primer, odneli šefu  i od njega dobili odgovor tipa: ovde mi treba još dve kolone, ove vreste izbrišite, prepravite zaglavlje, ubacite memorandum,… Pošto ste već potrošili određeno vreme za izradu tabele, nema smisla da ponovo “krećete od nule”. Moguće je da uradite izmene na postojećoj tabeli, i to upravo obrađujemo u okviru ovog naslova, a kroz zadatak dole. No, pre nego što krenemo sa obradom zadatka, evo i par napomena:

• Promena dimenzija (kolona ima širinu a vrsta visinu) – obavlja se “ručno – proizvoljno” ili precizno pomoću komandiFormat/Column Width… ili Row Height…
• Sakrivanje kolona (vrsta) – desni klik na adresu kolone (vrste), pa onda komandaHide.
• Otkrivanje sakrivenih kolona (vrsta) – selektuju se dve kolone (vrste) između kojih je sakrivena kolona (vrsta), pa onda desni klik i komandaUnhide.
• Umetanje nove kolone (vrste) – desni klik na adresu kolone (vrste), pa ondaInsert. Kolona se umeće levo od selektovane, a vrsta iznad selektovane. Možete da selektujete i više kolona ili vrsta, pa onda komanda Insert. Na ovaj način se umeće onoliko kolona (vrsta) koliko ste selektovali.
• Brisanje – celu kolonu (vrstu) brišete tako što desnim tasterom kliknete na adresu kolone (vrste), pa onda Delete. Kada obrišete kolonu (vrstu), adrese se automatski pomeraju tj. uvek će te imati A,B,C,… ili 1, 2, 3,… Ukoliko nedostaje neka adresa (npr. slovo C) to znači da je kolona C sakrivena. Inače, ako za brisanje koristite tasterDelete sa tastature, briše se samo sadržaj ćelija, a ne i same ćelije. Takođe, kod brisanja sam napomenuo “cela” kolona ili vrsta, jer nije moguće obrisati samo deo ćelija jer bi ostala “rupa”, a rupa u tabeli ne postoji po definiciji.

ZADATAK 2.

Preuzmite datoteku Excel za početnike I i u okviru iste uradite sledeće:

1. formatirajte cenu tako da se prikazuje sa dve decimale i sa odvajanjem hiljadarki;
2. ispred kolone “Šifra”, umetnite novu kolonu za redni broj stavke “R. broj”;
3. kolonu “Barcode” premestite ispred kolone “Grupa”;
4. iza kolone “Cena” dodajte novu kolonu “PDV” i formatirajte je tako da se brojevi prikazuju kao procenti sa dve decimale;
5. sakrijte kolonu “Grupa”;
6. umetnite jednu vrstu iznad zaglavlja tabele i napišite naslov “Velikoprodajni cenovnik”;
7. iza kolone “Pak.” dodajte novu kolonu “Datum pakovanja” i formatirajte je tako da se datum prikazuje u formatu DD.MMM.YYYY (npr. 19.05.2016. treba da se vidi kao 19. maj 2016.);
8. popunite kolonu “PDV” i “R. broj” Sva roba je sa poreskom stopom od 20%;
9. dodajte novi radni list “Kopija”, i na njemu iskopirajte celu tabelu pomoću Copy/Paste;
10. napravite sada kopiju radnog lista “Formatiranje” pomoću komande Move or Copy… i analizirajte rezultat kopiranja u odnosu na prethodni način.

Evo i kako se dolazi do rešenja.

1. Selektuje se oblast za cenu, pa sledi desli klik na selekciju, pa Format Cells…/Number gde birate tip podataka Number sa dve decimale i sa odvajanjem hiljadarki.
2. Selektuje se kolona “Šifra” desnim klikom na slovo A i iz kontekst menija se bira komanda Insert. Nova kolona se uvek umeće levo od selektovane. Sve ostale kolone će se automatski prepakovati tako da je sada “Šifra” u koloni B i tako redom.
3. Jedan od načina je da prvo ubacite novu kolonu ispred kolone “Grupa”, pa da onda primenite Cut/Paste na kolonu “Barcode” i da na kraju obrišete praznu kolonu. Efektniji nači je da primenite Cut na kolonu “Barcode” pa onda desni klik na kolonu “Grupa” gde iz kontekst menija birate Insert Cut Cells. Ovaj način automatizuje ceo proces i sada je “Barcode” u koloni C.
4. Jednostavno je. Selektujete potrebnu oblast odmah iza kolone “Cena”, formatirate zaglavlje i linije (Borders), i podesite tip podatka procenat pomoću Format Cells…/Number gde birate tip podatka Percentage sa dve decimale.
5. Da bi sakrili kolonu “Grupa”, potrebno je da selektujete istu desnim klikom na slovo D, i da iz kontekst menija izaberete komandu Hide. Raspored slova je sada A,B,C,E,… Nedostaje D. U slučaju da vam zatreba ova kolona, otkrivanje se vrši tako što selektujete kolone između kojih je ona ugnježdena tj. kolone C i E i iz kontekst menija izaberete komandu Unhide.
6. Vrsta se umeće na sličan način kao i kolona, s tim da se nova ubacuje uvek iznad selektovane. To znači da treba da desnim klikom selektujete vrstu 1 i iz kontekst menija izaberete Insert. U slučaju da vam zatreba da ubacite više vrsta, onda više selektujete tj. koliko vrsta selektujete, toliko umećete odjednom.
7. Selektuje se kolona “J. mere” i ubaci nova za datum pakovanja. Pomoću Format Cells…/Number birate tip podatka Date i njegov tip odnosno format. Postoje već definisani formati datuma koje možete da birate, a možete i smi da podešavate format pomoću Custom.
8. Ovaj zadatak se odnosi na automatsko popunjavanje ćelija. U koloni “PDV” sve ćelije treba da imaju vrednost 20%. Dovoljno je da u prvu ćeliju upišete 20% i da pomoću “ručice” popunite ostale ćelije. Ručica je tačka u donjem desnom uglu aktivne ćelije. Kada pokazivačem miša, koji je inače beo puniji krstić, dođete do ručice, pokazivač menja oblik u tanji crn krstić. Tada kliknete levim tasterom miša, i vučete ga u željenom pravcu, ne otpuštajući taster. Kada otpustite taster, podaci su iskopirani. Na sličan nači se pravi i serija rednih brojeva. U dve susedne ćelije se upišu brojevi 1 i 2, pa se onda selektuju te dve ćelije, i na kraju se ručica povuče u željenom pravcu.
9. Dodate novi radni list klikom na poslednji jezičak, promenite mu ime u “Kopija”, selektujete celu tabelu na radnom listu “Formatiranje” (može i Ctrl+A), primenite komandu Copy, na novom radnom listu kliknete na ćeliju od koje želite da krene tabela, i na kraju ide komanda Paste.
10. Ako vam treba identična kopija radnog lista, najbolji način da to uradite je da desnim tasterom kliknete na jezičak radnog lista koji želite da kopirate, i iz kontekst menija izaberete Move or Copy… Čekirate polje Create a copy i potvrdite sa OK. Na ovaj način se dobija identična kopija radnog lista sa svim podešavanjima, što za razliku od prethodnog zadatka nije slučaj jer morate ponovo da podešavate dimenzije vrsta i kolona.

Ukoliko želite da naučite kako se primenjuju osnovne formule i funkcije kliknite na link Excel za početnike II.